Presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil

La presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es una de las obligaciones fundamentales de toda sociedad mercantil inscrita, ya que garantiza la transparencia, publicidad y control de su situación económica y financiera.

A continuación, se detalla qué son las cuentas anuales, quién debe presentarlas, cómo y cuándo se depositan, su procedimiento, efectos y consecuencias del incumplimiento, conforme a la legislación mercantil española vigente.

Fundamento legal

La normativa aplicable es:

• Código de Comercio, artículos 34 a 42 y 365.

• Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) —Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio—, artículos 253 a 279.

• Reglamento del Registro Mercantil (RRM), artículos 365 a 378.

• Resoluciones de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (DGSJFP), que interpretan y aclaran el procedimiento de depósito.

Naturaleza jurídica

El depósito de cuentas anuales no es constitutivo, sino obligatorio y declarativo:

• No crea derechos ni modifica la situación económica de la sociedad,

• pero da publicidad oficial y legal a la información contable depositada, permitiendo a terceros conocer la situación patrimonial, financiera y de resultados de la empresa.

Su presentación es anual y obligatoria para todas las sociedades inscritas en el Registro Mercantil, incluso aunque no hayan tenido actividad durante el ejercicio.

Sujetos obligados

Deben presentar sus cuentas anuales las siguientes entidades inscritas en el Registro Mercantil:

1. Sociedades de capital (anónimas, limitadas y comanditarias por acciones).

2. Sociedades cooperativas, sociedades laborales y sociedades profesionales.

3. Sociedades extranjeras con sucursal en España.

4. Fundaciones, asociaciones y otras entidades inscritas en el Registro Mercantil.

5. Empresarios individuales inscritos voluntariamente (aunque no es obligatorio si no están inscritos).

Incluso las sociedades sin actividad o inactivas están obligadas a presentar cuentas anuales indicando su falta de operaciones.

Contenido de las cuentas anuales

Las cuentas anuales comprenden un conjunto de documentos contables que reflejan la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la sociedad.

De conformidad con el artículo 253 de la LSC, las cuentas anuales están integradas por:

1. Balance de situación.

2. Cuenta de pérdidas y ganancias.

3. Estado de cambios en el patrimonio neto.

4. Estado de flujos de efectivo (solo para empresas no acogidas al modelo abreviado).

5. Memoria explicativa, que completa y comenta la información de los anteriores.

Además, deben acompañarse los siguientes documentos complementarios:

• Certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas y aplicación del resultado, emitida por los administradores.

• Informe de gestión, salvo para las sociedades que pueden presentar balance abreviado.

• Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o lo haya acordado voluntariamente.

Modelos de presentación

Los modelos oficiales están aprobados anualmente por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) y se pueden descargar en formato electrónico desde la web del Colegio de Registradores.

Tipos de modelos:

1. Modelo normal, para grandes empresas.

2. Modelo abreviado, para sociedades que cumplan dos de los siguientes tres requisitos:

   • Activo < 4.000.000 €

   • Cifra de negocios < 8.000.000 €

   • Número medio de trabajadores < 50

3. Modelo PYMES, simplificado.

4. Modelo microempresa, para empresas muy pequeñas.

5. Modelo consolidado, para grupos de sociedades.

Plazos de presentación

Los plazos vienen establecidos en el artículo 279 de la LSC:

1. Formulación de cuentas → dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social.
   (Normalmente, si el ejercicio termina el 31 de diciembre, se formulan antes del 31 de marzo).

2. Aprobación por la Junta General → dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio (antes del 30 de junio).

3. Depósito en el Registro Mercantil → dentro del mes siguiente a la aprobación (antes del 30 de julio, si el ejercicio coincide con el año natural).

Procedimiento de presentación

Modalidades:

• Telemática (preferente): mediante la plataforma del Registro Mercantil Central o la aplicación D2 del Colegio de Registradores.

• En soporte físico (papel o pendrive) presentado en el Registro Mercantil del domicilio social.

Pasos:

1. Formulación y firma de las cuentas por los administradores.

2. Aprobación por la Junta General ordinaria.

3. Certificación del acuerdo de aprobación y aplicación del resultado.

4. Generación del archivo digital con los modelos oficiales (en formato .zip o .pdf).

5. Firma electrónica del presentante o del administrador.

6. Presentación y pago de tasas en el Registro Mercantil.

7. Depósito y calificación registral.

8. Publicación en el BORME, anunciando el depósito efectuado.

Efectos del depósito

1. Publicidad legal: cualquier persona puede solicitar copia o nota simple de las cuentas.

2. Transparencia financiera: los datos pasan a formar parte del sistema de información pública mercantil.

3. Seguridad jurídica y fiabilidad empresarial, frente a terceros y entidades de crédito.

4. Cumplimiento de obligaciones legales, evitando sanciones y cierres registrales.

Consecuencias del incumplimiento

El no depósito de las cuentas anuales dentro del plazo legal conlleva consecuencias relevantes:

A. Cierre registral (art. 282 LSC y 378 RRM):

• El Registro Mercantil no inscribirá ningún documento relativo a la sociedad (excepto ceses o dimisiones de administradores, revocaciones de poderes y disolución o liquidación), hasta que se regularice el depósito.

B. Sanciones económicas (Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas):

• Desde 1.200 € hasta 60.000 €, en función del tamaño de la sociedad y su cifra de facturación.

• Si la sociedad factura más de 6 millones de euros, la sanción puede alcanzar los 300.000 €.

• Las sanciones son impuestas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC).

C. Responsabilidad de los administradores:

• La falta de depósito puede interpretarse como incumplimiento grave de las obligaciones legales, pudiendo derivar en responsabilidad frente a socios y terceros.

Rectificación o re-depósito

Si tras el depósito se detecta un error contable o formal:

1. La sociedad puede presentar cuentas anuales rectificadas con una nueva certificación del acuerdo de la Junta.

2. El registrador anota un nuevo depósito con indicación de que sustituye al anterior.

Coste de la presentación de las cuentas en el Registro Mercantil

El coste de la presentación de las cuentas en el Registro Mercantil es de 665,50€.

Solicitud de presentación en el Registro

1. Recopile la documentación indicada.
2. Una vez tenga toda la documentación, realice la solicitud y el pago que hay a continuación.
3. Cuando recibamos la solicitud con la documentación, se procederá a realizar la presentación en el Registro Mercantil.
4. Una vez terminada la presentación se lo notificaremos.

Para solicitar la presentación en el Registro Mercantil rellene el siguiente formulario: